社会人必見 大量の名刺を整理しファイルに収納する
私は仕事柄多くの取引先と名刺交換する場があり、名刺がどんどん増えていってます。
週に少なくとも2～3枚は名刺交換する日々
1回名刺交換してそれ以降全く連絡を取る事もない方もいるのですが、何があるかわかりませんので今の所全て保管してる状態
現在1000枚は軽く超えてて一度整理必要かなとも思っています。
なぜ名刺ファイルが必要なのか
人によっては名刺ファイルなんかいらないと思うかもしれません。
私も20代の時はもらった名刺は机にいれて重ねて置いてました。
なぜ名刺ファイルが必要なのかと言うと
連絡をしたい時にサッと情報を取り出せるから
いちいち重ねた名刺の中から探していたら時間のロス
きっちりファイルで管理していたらそれだけでも出来る社会人です。
これかなり重要なポイント
取引先の担当交代
取引先の担当が変わる場面は頻繁にあります。
過去の担当者から順番にファイリングしておくことで履歴を残して置く事で役立つ場面も多いです。
こちら側の引継ぎ時にも使えますし。
上司への説明の際に必須
打ち合わせの場に上司へ出席をお願いする場合
相手の名前、役職など説明を求められます。
ササっと出して説明できればそれだけで評価も◎
おすすめの名刺ファイル
ここでおすすめの名刺ファイル紹介します。
出張で持ち歩くための少量タイプと保管用の大容量タイプがありますが、普段名刺交換されない方は保管用も少量タイプでOK
大容量タイプ(500名以上)
リヒトラブ A4 30穴 800枚
800枚収納できる大容量タイプ
シンプルで使いやすく保管には最適
リングファイルなのでページの差し替え、追加も可能
キングダム A4 30穴 800枚
こちらも800枚収納できる大容量タイプ
名刺を収納した状態で専用アプリで撮影するとデジタル化出来る優れもの
追加する際は専用の台紙が必要
コクヨ A4 600枚
600枚収納可能
このファイルの利点はページ枚数に応じて背幅が伸びていく点
中身が少ないのに幅を取る事なく最適に厚みに調整できます。
少量タイプ(～300名）
Zhi Jin カードホルダー 120枚
テレサ カードホルダー 240枚
高級感ただようオシャレなカードホルダー
留め具がマグネットになっており使い勝手も抜群
名刺管理アプリの安全性
最近は名刺管理アプリも増えてきています。
無料で使えるものもありますが、気になるのが安全性
私もそれが気になり使用していませんが、便利だろうなと思っています。
スマホでパパっと検索して情報が取り出せれば楽ですよね。
将来的には名刺もなくなりスマホでパパっと名刺交換みたいな時代になりそうですが。
名刺をきっちり管理して出来る社会人に
名刺をきっちり管理しているだけで出来る社会人に見えます。
大量の名刺を処理するのも大変なので交換するたびに収納していくのがベスト
忙しい中でも習慣づけておくと将来的に時間のムダを省けます。
